Para uma gestão financeira eficiente é importante entender qual o momento da sua empresa, antes de planejar é necessário mapear qual sua situação financeira para assim definir o ponto de partida e quais estratégias serão mais adequadas para sua empresa.
Normalmente para analisar a situação de uma empresa utiliza-se o Balanço Patrimonial, pois neste relatório consta toda informação financeira relevante para tomada de decisão, porem sabemos que este relatório não retrata a verdade a respeito do PME, que normalmente não registra todas as informações, inviabilizando assim a utilização dos relatórios financeiros enviados pela contabilidade.
Com apenas quatro perguntas, já é possível organizar a “casa”, ou seja, ter mais clareza sobre a situação financeira da empresa. Quatro perguntas simples que a maioria dos pequenos empresários não tem a pronta resposta:
- Quanto tem de dinheiro em caixa?
- Como está a solvência da empresa no curto prazo?
- Tem controle do contas á receber e do contas á pagar?
- Sabe o valor do cheque que vai receber “ou fazer” se fechar sua empresa hoje?
No mundo empresarial, todas as decisões são baseadas em três pilares: ferramentas, processos e pessoas. Estes pilares tem que estar fortes e estruturados, e tem que ser coerentes com o seu tipo de negócio.
No âmbito atual dos mundos dos negócios, é indispensável você trabalhar com a ferramenta correta. Não dá para apertar um parafuso com martelo. Há alguns anos, tinha um seriado chamado MacGyver, onde o camarada construía uma bomba com um palito de fósforo e resolvia todos os problemas sem ferramenta nenhuma. Mas você não vai querer passar todos os dias desesperado para somente quase no final do seu dia encontrar uma solução mágica para o seu Negócio, vai?
Para isto é indispensável a utilização de um software que gere informações que serão base para tomada de decisão. Nem mesmo o velho e abençoado Excel que todos amamos é capaz de gerar mais informação que o mais simples software pode gerar. Então, mesmo que não encontre um software que te atenda 100%, não deixe de utilizar um software, assim você estará suprido das informações básicas sobre seu negócio.
Essa ferramenta pode ser simples, que atenda 70 a 80% dos seus processos, como por exemplo armazenar documentos, organizar a rotina, fluxo de caixa, conciliação bancária e monitoramento de performance.
Quando falamos de processos no âmbito financeiro, assim como nos demais setores de uma empresa, sabemos que os processos tem que ser claros e simples de serem seguidos.
Minha sugestão é criar um quadro para o financeiro, com a rotina deste setor, quais as atividades desempenhadas por data dentro do mês. O setor financeiro sobrevive de rotina, para este setor é indispensável trabalhar com processos bem definidos.
Os serviços indispensáveis para o setor financeiros são:
- Conciliação bancária: este serviço deve ser feito, de preferência todos os dias de manhã, antes de qualquer outro, pois é indispensável para saber se o que estava programado no dia anterior foi realizado. Se o cliente que ficou de pagar, pagou. Somente a partir da conciliação é possível saber se tem caixa para arcar com seus compromissos agendados do dia.
- Definir dias para pagamentos: conforme falei anteriormente, o perfil da pessoa que trabalha no financeiro não o perfil de quem apaga incêndio. O setor financeiro trabalha com número, faz cálculo, dá suporte para decisões importantes, portanto o setor financeiro não pode ser um ambiente onde a todo momento entra uma pessoa com um boleto na mão dizendo da sua urgência para o pagamento. A melhor estratégia é separar dias dentro do mês, ou até mesmo dentro da semana para pagamentos.
- Definir prazo para reembolso de despesas: outra coisa importante é definir prazo para entrega de reembolso de despesas, assim, evita o desgaste do cidadão chegar a todo momento querendo ser reembolsado em cima da hora.
- Definir níveis de autorização: para evitar fraudes é importante definir níveis de autorização. Estes níveis podem ficar com os gestores e sócios, dependendo da complexidade do pagamento.
- Arquivo de documentos: para evitar extravio de documentos, todos os documentos que transitarem pelo setor financeiro devem ser arquivados no mesmo dia.
- Definir reuniões chaves: dependendo de qual a situação da empresa, estas reuniões devem ser feitas diariamente, mas mesmos para empresas que não estão apagando incêndio, reuniões semanalmente é extremamente importante. O relatório mais importante para apresentação nestas reuniões, deve ser o Fluxo de Caixa, assim o gestor pode se antecipar para possíveis “desencaixe” entre os seus pagamentos e recebíveis. Outras apresentações podem ser sobre avaliação de resultados, e tomada de decisões.
- Baixa de recebimentos e pagamentos: os recebimentos têm que ser baixados diariamente, assim como os comprovantes de pagamentos tem que ser emitidos e arquivados.
Agora um ponto importantíssimo neste tripé são as pessoas do setor financeiro, para contratar a pessoa certa é importante contar com a ajuda de um consultor pois este profissional vai trabalhar no coração da sua empresa e terá acesso a informações privilegiada sobre seu negócio.
Caso seja um gestor, é importante que tenha experiência, boa referência de preferência comprovada. E importante ligar para as antigas empresas para checar sua conduta e é indispensável que esta pessoa saiba criar processos no setor financeiro.
Para a contratação de um profissional júnior, os requisitos básicos são: tem que ser disciplinado, consiga seguir processo e que seja atento a detalhes, para ambos profissionais, é indispensável treinamento contínuo.
Se você conseguir implementar estes pilares importantes no financeiro da sua empresa, tenho certeza que terá muito mais controle do seu negócio, pronto para tomar melhores decisões. Para este processo é importante procurar um profissional que te auxilie em um planejamento financeiro que viabilize a conquista das suas metas e objetivos.
Josiane Leal de Souza – https://www.josilealdesouza.com